Voip migrazione

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Migrare alla Tecnologia VoIP

Lo scenario più favorevole per il privato o l'azienda che si avvicinassero alla tecnologia VoIP consiste nella progettazione ed installazione di un sistema ex novo. In tale situazione non esistono vincoli da rispettare per cui l'infrastruttura può essere approntata e testata esaustivamente prima del rilascio. Migrare una struttura preesistente presenta invece notevoli complicazioni dato che l'utenza ha un'idea pregressa circa il funzionamento del sistema e forti aspettative. La telefonia è il sistema di comunicazione aziendale più diffuso, paragonabile ad un servizio "mission critical", la migrazione deve pertanto essere gestita con cura appropriata evitando disservizi.


Analisi Preliminare

Il primo passo quando si progetta una migrazione di un servizio di telefonia tradizionale (PSTN) alla tecnologia VoIP consiste in una analisi dell'infrastruttura esistente. L'analisi dovrebbe coprire tre aspetti:

  • I colloqui con l'utenza.
  • Il censimento degli apparati.
  • La mappatura dei cablaggi e degli apparati dedicati alla rete dati ed alla telefonia.

Colloqui con l'Utenza

Gli utenti sono gli utilizzatori finali dell'impianto telefonico e come tali sono una fonte inestimabile di informazioni utili alla configurazione dello stesso. Parlando con loro è possibile capire come e quanto utilizzino il telefono nell'ambito della loro attività lavorativa. Quali servizi siano essenziali, quali migliorabili, quali possano essere introdotti come migliorie e quali invece possano essere ignorati o eventualmente dismessi. Dialogando con gli utenti si potranno reperire informazioni preziose per dimensionare correttamente l'infrastruttura ed i server per la gestione della stessa.

Censire gli Apparati

In una struttura di piccole dimensioni probabilmente saranno installati pochi apparati e saranno abilitati e funzionanti un numero ristretto di sevizi para telefonici quali l'avviso di chiamata, l'inoltro di chiamata oppure la segreteria telefonica. Con il crescere della struttura aumenteranno proporzionalmente il numero di servizi e la complessità della loro configurazione. Diventa pertanto fondamentale sapere quali e quanti apparati siano installati e funzionanti, quale sia la loro ubicazione e come siano collegati tra loro. Le informazioni raccolte consentiranno di dimensionare e configurare adeguatamente gli apparati VoIP e di pianificare ed organizzare le attività di migrazione ordinando e distribuendo ad esempio i telefoni VoIP in sostituzione dei vecchi apparecchi analogici.

Menzione a parte meritano gli apparati fax e simili come le stampanti multifunzione. Tali apparecchi meritano attenzione speciale poichè sono difficile da migrare. Lo standard T.38 per la trasmissione di fax attraverso VoIP è relativamente recente e gode di scarso supporto da parte dei produttori di fax tradizionali. Inoltre la trasmissione tradizionale di fax mal si adatta ai protocolli VoIP, che possono risentire di perdita di dati a causa della carenza di banda. Si consiglia caldamente di dismettere gli apparati fisici sostituendoli con Internet Fax cioè con programmi software in grado di emulare un fax analogico trasmettendo i documenti direttamente da PC verso una casella e-mail sotto forma di allegati. Un programma open source che svolge funzioni di fax server è ad esempio HylaFAX. Nel caso in cui non sia possibile procedere alla dismissione totale dei fax, si consiglia di collegare tali apparati alla linea telefonica direttamente o tramite l'ausilio di un gateway.

Mappare l'Infrastruttura

Scopo della migrazione è far confluire il traffico telefonico in quello dati. È di fondamentale importanza verificare che il cablaggio ed il numero di porte di rete disponibili in ogni stanza siano sufficienti a supportare gli apparecchi addizionali. In caso contrario si dovrà procedere a un aggiornamento della topologia della rete tirando cavi, aggiungendo access point wireless ed aggiornando o rimpiazzando router e switch. Ovviamente l'occasione deve essere vista come un'opportunità per mettere ordine nell'infrastruttura ed impostare le basi per evoluzioni future. Quando si ridisegna la rete è buona norma sovradimensionarla leggermente e pianificare un margine ragionevole di crescita. Bisogna evitare di trovarsi in carenza di porte durante lo svolgimento della migrazione e nel contempo prevedere la possibilità di aggiungere velocemente telefoni o altri apparecchi.

Interfacciamento con la Rete Tradizionale

Non sempre è possibile o consigliabile slegarsi dalla rete telefonica tradizionale. Esistono molteplici ragioni per non eseguire una conversione completa. Ragioni tecniche come ad esempio la scarsa copertura da parte dei fornitori di servizi telefonici VoIP di zona. Ragioni di convenienza come ad esempio non cambiare un numero di telefono attivo da anni, conosciuto dai clienti storici ed utilizzato come contatto in recenti campagne promozionali: cambiarlo significherebbe rinunciare al potenziale ritorno delle stesse.

In tutti i casi in cui non sia possibile slegarsi completamente dalla linea telefonica tradizionale e sia necessario mantenere alcune linee analogiche o ISDN è necessario:

  • Procurarsi apparecchi che consentano di interfacciare il traffico VoIP con quello analogico / ISDN. Gli apparecchi che fungono da ponte sono chiamati comunemente gateway.
  • Dimensionare con attenzione il numero di linee telefoniche analogiche o ISDN.

Il primo punto è di facile risoluzione. La maggioranza dei produttori di apparati VoIP forniscono anche lo hardware necessario per interfacciare i prodotti commercializzati alle linee analogiche. Una veloce ricerca in Internet renderà un elenco sterminato di apparati in grado di soddisfare tutte le esigenze e tutte le stime di spesa. Il secondo punto è più delicato. Molte chiamate VoIP possono viaggiare in parallelo sulla medesima linea. Una linea analogica permette la trasmissione di una ed una sola telefonata. Il numero di linee da approntare è pari al numero massimo di chiamate contemporanee che dovranno essere supportate. Se ad esempio fosse necessario fornire connettività ad un ufficio marketing con 8 persone che eseguono telefonate commerciali tutto il giorno, dovranno essere previste 8 linee analogiche altrimenti solo una parte del personale potrà svolgere i propri compiti.


La Migrazione

I risultati ottenuti dall'analisi condotta saranno molto utili per programmare la migrazione del servizio. Anche in questo caso si dovrà procedere per fasi consecutive in modo da organizzare il lavoro in coerenza con le attività giornaliere. La prima fase consiste in tutti gli interventi necessari a ridimensionare, ridisegnare, modernizzare e far crescere la rete dati. È possibile, ma fortemente sconsigliato procedere quando l'infrastruttura di rete sia ancora in fase di costruzione. Le soluzioni temporanee sono il percorso più breve verso il disastro ed il conseguente fallimento del progetto. Se si presentassero problemi di qualsiasi natura, è piuttosto consigliabile rivedere la programmazione con il cliente e concordare una nuova tempistica che ne tenga conto.

Il passo successivo consiste nell'installazione e successiva configurazione dei server ed altri apparati di comunicazione. Configurate le macchine potranno essere predisposte alcune utenze fittizie utili per eseguire un numero programmato di test. I test sono il mezzo attraverso cui verificare il corretto funzionamento dell'infrastruttura. È consigliabile provare tutti i servizi telefonici e para telefonici onde assicurarsi che tutto funzionerà a dovere quando si incominceranno a migrare gli utenti. L'attività potrà considerarsi conclusa quando tutti i test eseguiti con le utenze fittizie abbiano dato buon esito ed eventuali problemi siano stati risolti.

Prima di passare alla migrazione degli utenti sarà necessario distribuire i telefoni, i fax e le periferiche per PC utilizzate per sostituire i telefoni analogici. Una volta conclusa la distribuzione degli apparecchi potranno essere configurati i numeri di telefono sui centralini VoIP e registrati i corrispondenti telefoni, PC, Cellulari o altro. Si consiglia di procedere spezzando l'attività migrando gruppi circoscritti di utenti e di eseguire un insieme esaustivo di test per ogni gruppo. La fase più delicata della migrazione consiste nel periodo di mezzo in cui la vecchia e la nuova tecnologia devono per forza coesistere. La situazione andrà stabilizzandosi con il procedere della migrazione ed eventuali problemi dovrebbero sparire naturalmente quando la maggioranza delle utenze utilizzeranno la nuova infrastruttura.


Servizi Successivi

Una migrazione di successo non termina con la consegna dell'infrastruttura. È necessario garantire una qualche forma di supporto per i primi mesi di attività ed organizzare un ciclo di formazione per gli utenti.

Formazione

Migrare una qualunque tecnologia ad una più recente e ricca di funzionalità ha poco senso se non si istruisce l'utenza finale sulle nuove potenzialità che offre. È bene prevedere una serie di incontri con il personale in cui illustrare i vantaggi offerti dal VoIP e spiegare agli utilizzatori finali come usare la nuova tecnologia in maniera proficua. Durante gli incontri potranno inoltre essere selezionati alcuni utenti avanzati a cui assegnare permessi di amministrazione in modo che possano aiutare i colleghi facilitando l'apprendimento. Nel caso si migrasse una struttura molto estesa si dovranno dividere gli utenti in gruppi e organizzare più incontri di formazione coordinati con l'avanzamento dei lavori.

Documentazione

La documentazione rappresenta un aspetto strettamente legato alla formazione soprattutto nel caso di strutture complesse ove non è sempre semplice o possibile raggiungere tutti gli interessati. È importante avere una fonte ufficiale da cui reperire le informazioni relative al funzionamento dei telefoni e dei servizi correlati. Una soluzione di facile implementazione consiste nell'impiego di un web server e di un software per la gestione dei contenuti attraverso cui rendere disponibili manuali, articoli, FAQ e consigli per gli utenti. L'impiego di un web server e di una interfaccia web ha molti vantaggi: i contenuti vengono presentati in un formato conosciuto e familiare, la gestione delle informazioni è centralizzata pertanto ogni aggiornamento o correzione viene immediatamente reso disponibile al pubblico, è inoltre possibile coinvolgere gli utenti finali nella realizzazione e nel miglioramento della documentazione. Un ulteriore vantaggio consiste nella possibilità di legare le interfacce di configurazione dei prodotti con le pagine dei relativi manuali.


Conclusioni

Nel corso del presente articolo sono stati forniti alcuni spunti per aiutare chi decidesse di migrare la propria infrastruttura telefonica dalla tecnologia tradizionale a quella VoIP. È stato presentato un possibile percorso attraverso cui eseguire la migrazione ed i servizi successivi necessari per raggiungere l'obiettivo.


Per commenti, consigli, domande inviate una e-mail all'indirizzo studiosg [chiocciola] giustetti [punto] net.


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